Trello

Trello คือ เครื่องมือช่วยจัดการเวลาที่เราต้องทำงานหลาย ๆ งาน แต่ละงานมีหลาย ๆ ขั้นตอน และมีคนเข้ามาทำงานร่วมกันหลาย ๆ คน เป็นส่วนผสมของเครื่องมือบริหารจัดการ ดูความเป็นไปของงาน และ collaboration tool ที่ใช้ง่าย เข้าใช้งานได้ฟรีบน cloud ผ่านทางหน้าเว็บ หรือลงแอพบนมือถือ หรือ tablet ก็ได้ มีทั้ง iOS และ Android วันนี้จะลองเอา Trello มาใช้ในงานร้านอาหารกัน พร้อมแล้วเรามาเริ่มกันเลย

สารบัญ

Get the picture

มานึกภาพนี้ไปพร้อม ๆ กันว่าอาหารแต่ละจานคืองาน 1 งาน เริ่มมาจากลูกค้าสั่งอาหาร ‣ น้องพนง.ที่โต๊ะรับออเดอร์ ‣ ออเดอร์ไปที่ครัว ‣ ในครัวเตรียมและทำอาหาร ‣ อาหารเสร็จ ‣ น้องพนง.มารับอาหารไปส่งที่โต๊ะ ‣ ลูกค้าทาน (ชมว่าอร่อย) ทานอิ่มแล้วก็เรียกเก็บเงิน

จากตรงนี้เรามาทำความเข้าใจใน workflow และรายละเอียดต่าง ๆ กัน:

  • ร้านอาหารของเราทั้งร้าน ‣ เราจะมองว่าเป็น 1 Board
  • ขั้นแรกสำหรับเมนูอาหาร ‣ ใช้การสร้าง List เมนูอาหาร ที่มีรายการอาหารเป็น Card ที่ถูกสร้างไว้ก่อน (ในลักษณะของ Template Card) สำหรับทุกรายการอาหารทั้งหมดที่มีบริการในร้าน โดยสามารถใส่รูป คำอธิบายอาหาร ใส่รายการเครื่องปรุง หรือรายละเอียดอื่น ๆ ที่ต้องการไว้ได้ทั้งหมด
  • การรับออเดอร์ ‣ คือให้ทุกคนมี List สำหรับรับออเดอร์แยกสำหรับน้องพนง.รับออเดอร์แต่ละคน
  • เวลารับออเดอร์ ‣ คือการ Copy เอา Card ที่อยู่ใน List เมนูอาหาร มาใส่ใน List รับออเดอร์ของตัวเอง และใส่ Label ที่ Card ด้วย
  • Label ที่ใส่ไปกับ Card ของออเดอร์ ‣ คือเลขโต๊ะ พร้อมกับคำสั่งเพิ่มเติมอย่างเช่น ลูกค้าสั่ง: แยกพริก หรือต้องการให้: Take Home หรือ Delivery เป็นต้น
  • ถัดจากงานรับออเดอร์คืองานที่ส่วนอื่น เช่น หน้าครัว / ในครัว / อาหารรอพร้อมเสิร์ฟ / อาหารลงที่โต๊ะ งานที่ขั้นตอนต่าง ๆ นี้ ‣ คือการแยกออกมาให้เป็น List สำหรับงานในแต่ละส่วน
  • ออเดอร์ หรือ Card จะถูกย้ายไปที่ List ตามจังหวะเดียวกับงานอาหารที่เกิดขึ้นจริง
  • สำหรับกรณีรายการอาหารหมด ‣ มีการสร้าง List รายการอาหารหมดไว้ก่อน แล้วย้าย Template Card จาก List เมนูอาหาร มาที่ List รายการอาหารหมด แทน

Get ready

เช็คความพร้อมและส่วนประกอบที่ต้องมีในการใช้งานกัน

  • WiFi - อันนี้มีกันทุกร้าน ถือว่าผ่านเรียบร้อย
  • Users (หรือผู้ใช้งาน) กับ อุปกรณ์ที่จะใช้ - ผู้ใช้งานแบ่งง่าย ๆ เป็น 3 กลุ่ม
    • น้องพนง.ที่จะรับออเดอร์ มีมือถือลงแอพ Trello ไว้ให้เรียบร้อย
    • ในครัว ใช้ tablet เพราะใหญ่หน่อย น่าจะดูง่าย ลงแอพ Trello ไว้ให้เรียบร้อย
    • น้องพนง.ที่ดูแลร้าน กับ เจ้าของร้าน ใช้ มือถือ, tablet หรือจะใช้ PC ก็ได้ (ถ้าใช้ PC ก็ใช้ผ่านเว็บ) ยังไงตรงนี้ต้องเก่งหน่อยเพราะต้องคอยดูแล และเข้าใจได้หมดว่าสถานการณ์ร้านตรงไหนคืออะไร

    ผู้ใช้งานทุกคนใช้ email ในการเข้าใช้ Trello

  • Sign up - เจ้าของร้านลงทะเบียนเข้าใช้ Trello บน PC ‣ แล้วสร้าง Board ขึ้นมาใหม่ตามชื่อร้าน
  • ทำ List: เมนูอาหาร
  • ทำ Card: รายการอาหารแต่ละรายการทั้งหมดที่มีบริการไว้ใน List เมนูอาหาร เป็น template ไว้ใช้โดยใส่รูปและรายละเอียดที่ต้องการได้
  • ทำ List: ออเดอร์ของอ๊อด, ออเดอร์ของเอ๋, ออเดอร์ของส้ม - แยก List ของน้องแต่ละคนที่จะรับออเดอร์
  • ทำ List: ตามหน้าที่ของงานแต่ละจุด อย่างเช่น หน้าครัว / ในครัว / อาหารรอพร้อมเสิร์ฟ / อาหารลงที่โต๊ะ / Clear (เก็บตังค์แล้วเรียบร้อย)
  • ทำ Labels: ใช้สำหรับบอกเลขโต๊ะ และคำสั่งเพิ่มเติมเช่น Take Home, Delivery
  • ดู Board ตัวอย่างได้ที่นี่

Showtime

สำหรับการใช้งานจริงจะเป็นประมาณนี้คือ:

  • Copy Template Card เป็นการรับออเดอร์ พร้อมใส่ Label เลขโต๊ะและตรวจทวนรายการกับลูกค้าให้ถูกต้องแล้วย้าย Card ทั้งหมดไปที่ List ของงาน หน้าครัว
  • ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับงานดูที่ List ที่แต่ละคนรับผิดชอบ
  • งานหน้าครัว อาจทำการจัดคิวทำอาหารด้วยการเลื่อนลำดับ Card ขึ้นลง มีการใช้ filter เพื่อหาดูรายการอาหารที่ต้องการ แล้วย้าย Card ไปที่ List ในครัว
  • List ในครัว อาจแบ่งเพิ่มออกเป็น List เตาทอด, เตานึ่ง เพื่อแยกรายการ Card ให้ต่อคิวได้ละเอียดขึ้น ทำให้เราเห็นได้ว่างานออเดอร์ต่าง ๆ อยู่ที่จุดไหนแล้ว
  • จาก ในครัว เมื่ออาหารจานไหนเสร็จก็จะเลื่อน Card มาไว้ที่ List อาหารรอพร้อมเสิร์ฟ และเมื่ออาหารถูกส่งไปที่โต๊ะก็เลื่อน Card ต่อไปที่ List อาหารลงที่โต๊ะ เรียงไล่กันไปตามลำดับ
  • เวลาทำงานเราจะใช้ filter เพื่อแสดงเฉพาะงานที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่เรากำลังจะทำเช่น
    • filter ที่ Label เพื่อแสดงรายการเฉพาะออเดอร์ของโต๊ะที่เราต้องดูแล
    • filter ชื่ออาหาร (หรือถ้ามีการกำหนดเป็นเบอร์ในเมนู) เพื่อดูเฉพาะรายการ กุ้งอบวุ้นเส้น ที่ลูกค้าสั่งเข้ามา แบบนี้เป็นต้น
  • เวลาออเดอร์ถูกยกเลิก ‣ ดูรายการอาหาร และ Label เลขโต๊ะและสามารถลบ Card นั้นออกได้หรือทำ List รายการยกเลิก แล้วย้าย Card ไปไว้ที่ List นั้นก็ได้
  • Label เปลี่ยนและเพิ่มได้เสมอ เช่น เวลาลูกค้าย้ายโต๊ะ หรือ เปลี่ยนรายการเป็นห่อกลับบ้าน ‣ Search จาก Label เลขโต๊ะแล้วเปลี่ยน Label ใน Card ไปที่โต๊ะใหม่ หรือเพิ่ม/ลด Label ตามที่เป็น
  • เวลาเก็บเงินคือการ filter ที่ Label เลขโต๊ะ และดูที่ List อาหารที่โต๊ะ ‣ ตรวจความถูกต้องของรายการอาหารแล้วย้าย Card ที่เห็นทั้งหมดไป List Clear (เก็บตังค์แล้วเรียบร้อย) หรือจะมี List ส่ง Cashier ให้คิดค่าอาหารก่อนแบบนี้ก็ได้ แล้วค่อยย้ายไป List Clear (เก็บตังค์แล้วเรียบร้อย)

    Extra

  • Trello อยู่บน cloud และอัพเดทแบบ real-time ทำให้เราสามารถเห็นข้อมูลได้ตามจริงจากทุกที่ตลอดเวลา
  • Trello สามารถตั้งการแจ้งเตือนของเหตุการณ์ได้ด้วย เช่น ให้แจ้งเตือนเวลามี Card ย้ายมาที่ List รายการอาหารหมด แบบนี้ก็จะทำให้เรารู้สถานการณ์ของที่ร้านได้
  • Card ที่เรียงต่ออยู่ใน List คือคิวงาน เราสามารถเลื่อนย้ายขึ้น-ลงเพื่อเรียงลำดับได้ และจำนวนคิวงานที่เราเห็นคืองานที่เกิดขึ้นหรืองานที่รออยู่ในจุดต่าง ๆ นั่นเอง
  • Card และ Activity ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นทั้งหมดจะถูกเก็บเป็น log ลงเวลาและมีชื่อผู้ใช้ที่ทำอะไรกับ Card ต่าง ๆ ไว้ ทั้งหมดนี้เราสามารถนำมานั่งวิเคราะห์ดูข้อมูลย้อนหลังที่เป็นประโยชน์สำหรับการวางแผน และประเมินผลได้ด้วย

สำหรับเพื่อน ๆ ที่มีคำแนะนำสำหรับการใช้งาน Trello ในการจัดการงานด้านอื่น ๆ หรือมีแอพตัวอื่น ๆ ที่น่าสนใจ สามารถเข้ามาแบ่งปันประสบการณ์กันได้ใน comment ด้านล่างนะ